La visioconférence permet de communiquer facilement avec des clients et des partenaires commerciaux du monde entier, en leur parlant face à face comme si vous étiez dans la même pièce. Tant d’organisations utilisent la visioconférence au quotidien, que bientôt votre entreprise ne pourra plus rester compétitive sans elle. Mais pour se lancer dans la visioconférence, il faut choisir la bonne solution de visioconférence. Quelle solution de visioconférence choisir ? Voici quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix.
Le nombre de participants
Allez-vous vous entretenir avec des personnes en tête-à-tête ou comptez-vous inclure toute votre salle de conférence dans la réunion ? L’équipement nécessaire pour capter efficacement le son et l’image pour une salle entière est différent de la simple solution webcam montée sur un moniteur. En outre, vous devez vous demander si vous allez ou non tenir une conférence avec une seule partie, ou si vous allez vous connecter simultanément avec plusieurs parties différentes dans des endroits différents.
Importance de la qualité
Vos visioconférences doivent-elles avoir un aspect professionnel, avec une image HD claire et un son de haute qualité ? Vous voulez faire bonne impression auprès de vos clients ou partenaires commerciaux ? Où allez-vous simplement l’utiliser pour des réunions à la volée avec des employés ou des indépendants qui travaillent à distance ?
La qualité de la vidéo que nous pouvons obtenir dans nos environnements de conférence ne cesse de s’améliorer. Nous avons déjà assisté à l’arrivée de la visioconférence 4 K, et de nouveaux terminaux apparaissent chaque jour pour fournir des images plus détaillées aux utilisateurs quotidiens également. Et comme si tout cela ne suffisait pas, la montée en puissance de la 5G comme nouvelle norme de connectivité signifie que nous pouvons nous attendre à de plus belles réunions sur des appareils mobiles également.
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La facilité d’utilisation
Même les solutions de visioconférence les plus avancées ne transformeront pas votre entreprise si vous ne parvenez pas à convaincre les membres de votre équipe de les utiliser. Raison pour laquelle, vous devez optez pour une installation de solution de visioconférence aussi accessible que possible, avec la possibilité de participer à des réunions en un seul clic si nécessaire sans avoir à télécharger un logiciel externe. En outre, le choix d’un outil de visioconférence qui s’intègre aux solutions existantes dans votre paysage peut faciliter grandement l’adoption de ces solutions. Si votre équipe sait qu’il lui suffit de cliquer juste sur un bouton pour lancer une réunion, elle aura beaucoup plus de chances de tirer le meilleur parti de son nouvel environnement vidéo.
Sûr et fiable
La sécurité est l’une des principales préoccupations des professionnels dans leur recherche d’une solution de vidéoconférence. De nombreuses réunions impliquent des informations confidentielles, et un visiteur indésirable peut constituer une énorme violation de la confidentialité de l’entreprise. Choisissez des solutions qui publient des informations complètes sur leurs pratiques en matière de sécurité et de conformité. Assurez-vous que votre solution comporte plusieurs niveaux de sécurité, qu’elle est régulièrement vérifiée par des audits indépendants et qu’elle est soumise à des tests de pénétration réguliers.
Des fonctions à valeur ajoutée
L’information contenue dans cette réunion est-elle quelque chose que vous voudrez revoir plus tard ? Voulez-vous les mettre à la disposition des employés ou des clients pour qu’ils puissent s’y référer après coup ? Avec la bonne solution de visioconférence, vous pouvez simplement enregistrer toute la séance de vidéoconférence, ce qui vous donne un enregistrement parfaitement précis qui peut être archivé, revu, partagé avec les autres participants, ou même affiché sur YouTube ou sur votre site web. Si cette fonctionnalité est importante pour vous, vous devrez rechercher une solution de visioconférence qui s’y prête.
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Conclusion
Le choix de la solution de visioconférence adaptée à vos besoins peut être une tâche ardue. Il existe toutes sortes de solutions différentes, pour répondre à tous les besoins. Mais si vous déterminez à l’avance ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez accomplir par visioconférence, vous pouvez trouver la solution qui vous convient.