La gestion des documents est un aspect très important dans l’organisation d’une entreprise. Elle permet de la rendre plus efficace et de réduire le temps de traitement des différents dossiers. Associée à un Cloud, cette gestion gagne beaucoup plus en efficacité. Le présent article s’articule donc autour de la gestion des documents et du Cloud en entreprise qui est un sujet d’actualité.
Qu’est-ce que la gestion des documents en entreprise ?
Il s’agit d’une discipline qui regroupe l’ensemble des techniques mises en œuvre en entreprise pour assurer la gestion des documents. Elle tend aujourd’hui à se résumer à la gestion électronique desdits documents, ceci grâce à la multiplication des services de cloud. Elle reste l’un des corps de métier du site https://www.hexapage.fr/.
La gestion des documents en entreprise est une technologie qui fait recours à un certain nombre de fonctionnalités. Chacune d’entre elles permet d’assurer une gestion en plusieurs étapes des informations relatives à une entreprise. Au nombre de ces fonctionnalités, nous pouvons citer :
- la capture,
- la gestion,
- le traitement,
- la collaboration,
- l’archivage,
- et l’intégration.
La capture consiste à réaliser la dématérialisation de n’importe quel type de document. Qu’il s’agisse d’un fichier PDF, d’un document en papier, d’un fax ou d’un e-mail, il s’agit ici d’extraire les données importantes qu’il contient et de les numériser.
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La gestion de son côté consiste à organiser les données collectées et à les indexer afin de mieux les traiter par la suite. Le traitement quant à lui consiste à transférer et à valider automatiquement les documents numérisés. Il permet de faciliter les processus de mise en conformité.
La fonctionnalité de collaboration est mise en place pour permettre aux employés de l’entreprise d’apporter des modifications aux documents numérisés. L’archivage aide à protéger certaines informations contre leur destruction tandis que l’intégration permet aux applications liées à l’entreprise de se servir des informations numérisées.
Les avantages offerts par la gestion de documents en entreprise
La technologie apporte des avantages non négligeables à une entreprise. Le premier est l’amélioration du contrôle des flux de trésorerie et des factures. Elle permet également aux informations de circuler plus facilement entre les différentes équipes de la structure. Les services rendus aux clients s’en trouvent bien meilleurs ce qui améliore grandement l’expérience client.
La gestion de documents en entreprise permet également d’améliorer la communication avec les clients. Les autorisations nécessaires pour le bon fonctionnement des différentes activités s’obtiennent plus rapidement. Là où le processus de recrutement se fait plus rapidement.
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Le Cloud en entreprise
Le Cloud est une solution qui va de pair avec la gestion numérique des documents dans une entreprise. Elle sert de lieu de stockage et permet aux employés d’avoir un accès illimité à l’ensemble des données numérisées. Il permet également de les sécuriser et de les empêcher d’atterrir dans les mains de la concurrence. Mais pour cela, il est important de mettre en place un système de sécurisation efficace du Cloud.
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Le Cloud offre l’avantage d’être accessible économiquement. Toute structure qui le souhaite peut bénéficier des services d’un Cloud. Il est particulièrement recommandé aux petites entreprises n’ayant pas les moyens suffisants pour investir dans du matériel informatique.
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