Utiliser des boîtes pour optimiser ses archives

Utiliser des boîtes pour optimiser ses archives

La bonne gestion de ses archives débute par la mise en œuvre de règles simples, de la création des documents jusqu’à leur rangement dans des boîtes d’archives. Cette mise en carton demande des boîtes d’archives solides, identifiables et facilement maniables.

La variété des boîtes de classement et de rangement

Il existe plusieurs variétés et formats de boîtes de rangement, comme vous pouvez le constater sur le site de Spéciclass. Ces unités matérielles de conservation, appelées plus communément carton, se présentent la plupart du temps sous forme rigide, pouvant avoir des structures et des dimensions variables. La conception de chacune favorise toutefois le même objectif : contenir et protéger des documents d’archives, tout en facilitant leur manutention et leur rangement dans des armoires par exemple.

Pour autant, il est nécessaire que les boîtes d’archives aient des tailles standards, tout comme les classeurs d’ailleurs. C’est pour cela que vous trouverez des boîtes avec une largeur de 8, 10, ou 15 cm. Et pour ranger également ces supports, vous pouvez disposer de conteneurs afin de stocker un nombre optimal de boîtes d’archives, sans perte de place.

Tous types de conditionnement

Le format le plus communément employé étant le format A4, c’est bien évidemment sur la base de cette dimension que la majorité des boîtes d’archives ou chemises sont conçues. Mais vous pouvez aussi avoir besoin de formats plus petits, pour archiver du courrier par exemple, ou des formats plus grands, selon la spécificité de votre entreprise. Dans ce cas-là, un archivage directement sur le rayonnage, au moyen de sangle (fixe ou mobile) peut être préconisé. Sans oublier que dans d’autres cas de figure vous préférerez sans doute des dossiers suspendus afin d’optimiser la recherche de document. Quoi qu’il en soit, selon vos besoins et le type de conditionnement que vous choisissez, l’objectif premier reste d’améliorer la gestion des archives courantes. Par extension, cela peut même faciliter votre expérience de travail en économisant du temps en recherches de documents disparus.

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