La destruction d’archives publiques ne peut pas être faite n’importe comment. Si vous êtes employé dans une institution publique, il faut donc faire attention avant de jeter ou de brûler des documents. Pour le faire, il est important de savoir que vous avez besoin de l’approbation du directeur des archives départementales. Cette loi est contenue dans l’article L. 212 – du code du patrimoine.
Il est important d’avoir ce visa, car c’est lui qui prouve la décharge légale pour la destruction de ce type de document. Voici donc quelques informations importantes que vous devez avoir pour la destruction d’archives publiques. C’est en effet la réglementation concernant ce type de document. Faites attention, car si vous ne les respectez pas, vous encourez des sanctions.
Quels sont les documents concernant les archives publiques ?
Lorsque vous avez besoin de passer par une destruction archives, il faut d’abord savoir de quel type de documents il s’agit. Ne vous amusez pas à le faire pour n’importe lequel, car cela peut vous entraîner des problèmes irréparables. Voici donc les documents qui sont considérés comme archives publiques :
- Les documents juridiques : pour ce type de documents, seule la loi peut fixer les délais de prescription pour une destruction.
- Les documents historiques : ce dernier peut être détruit dans le cas où il n’est plus utile pour l’administration concernée. Mais il vous faut l’autorisation du responsable du département pour vous en débarrasser.
- Les documents historiques : dans ce cas, seules les Archives départementales peuvent signaler si les documents de ce type sont utiles ou pas. Elles sont les seules à savoir si ces documents ont un intérêt pour la recherche historique. Vous ne pouvez donc pas les éliminer n’importe comment.
Voilà donc les documents que vous ne pouvez pas vous amuser à éliminer n’importe comment. Vous devez toujours demander l’avis des Archives départementales pour les éliminer. Il est le seul habilité à gérer ce genre de situation.
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Afin de gérer ce genre de situation, ces Archives départementales élaborent un certain tableau de gestion des archives. C’est ce dernier qui permet d’avoir la durée de conservation exacte de chaque document.
Ce dernier est également le seul à pouvoir donner le sort final d’un document dans un service. Il faut noter qu’il y a deux solutions lorsqu’un document public n’est plus utile. Soit on le détruit, soit vous le versez aux Archives.
Comment éliminer les archives publiques ?
Lorsque vous souhaitez éliminer des archives publiques, vous devez impérativement présenter un bordereau au Bureau des Archives départementales. Ce dernier doit comporter certaines informations importantes :
- La nature du document doit être mentionnée : est-ce une note de service, des chronos et autres ;
- Le métrage : qui concerne le volume ou le nombre de boîtes ;
- Les dates limites : il s’agit des dates concernant le premier et le dernier document du dossier que vous souhaitez éliminer.
Il est également important de noter que seul le responsable du Département des Archives départementales doit signer ce bordereau pour que la destruction soit possible. Il doit également vous donner un visa réglementaire. Ce dernier va vous permettre de vous défendre en cas de problème.
Dès lors que vous avez reçu ce visa, vous pouvez donc détruire le dossier sans aucun problème. D’un autre côté, seul le service concerné a le droit de détruire les documents concernés. C’est justement pour le respect de la confidentialité, que le Code du patrimoine, art. L212-4 le stipule. Il faut noter que la destruction se fait par déchiquetage ou par incinération.
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Conclusion
Vous avez donc désormais la réglementation qui coiffe la destruction d’archives publiques. Il est également important de savoir que les Archives départementales peuvent choisir de vous donner des prestataires de destruction d’archives. Dans ce cas, vous devez avoir un certificat de destruction. Voilà donc ce que vous devez faire pour ne pas avoir de problèmes avec votre gouvernement.